Tancament de caixa sense quadrar a mà
El tancament de caixa d’Ordeli compta des del tancament anterior, no des de mitjanit, que és com funciona un local que tanca de matinada. Registra el fons, els cobraments en efectiu, les retirades i el recompte físic, i calcula el descuadrament sol. Amb doble signatura si ho configures.
Sense targeta i sense permanència.
De tancament a tancament, no de mitjanit a mitjanit
Si tanques a les dues de la matinada, el que es va cobrar a la una entra al torn d’aquella nit, no al de l’endemà.
El descuadrament apareix sol
Fons més cobraments menys retirades és el que hi hauria d’haver. El que hi ha ho comptes tu. La diferència la calcula el sistema.
Doble signatura si la vols
Pots exigir que un segon responsable aprovi el tancament amb les seves credencials. Queda registrat qui va signar i quan.
El descuadrament no és el problema: no saber d’on ve, sí
Tota caixa descuadra alguna vegada. El que fa mal és tancar amb una diferència de trenta euros i no tenir manera de saber si va ser un canvi mal donat, una retirada que ningú va apuntar o alguna cosa pitjor.
Per això el tancament registra cada peça per separat en lloc de demanar un número final: el fons amb què es va obrir, el cobrat en efectiu, les entrades i sortides de diners durant el torn i el recompte físic en tancar.
Què es registra a cada tancament
Prou per reconstruir la nit sense trucar a ningú l’endemà.
- Fons de caixa, configurable per local i ajustable al mateix tancament.
- Recompte en obrir, opcional, per detectar el descuadrament abans del servei.
- Cobraments en efectiu del període, calculats des dels pagaments reals.
- Entrades i sortides de diners durant el torn, amb el seu concepte.
- Recompte físic per denominació i retirada al banc.
- Propines en efectiu declarades, informatives i fora de tot total.
- Nota de bitllets fets malbé o sospitosos, en camp propi.
- Observacions lliures de qui tanca.
Les propines en efectiu no quadren amb res, i està bé
Una propina en efectiu va del client al cambrer sense passar per la caixa ni pel sistema. Ficar-la a l’arqueig quadraria un número i en falsejaria un altre.
Es registra a part, com a dada declarada, i no entra en cap total ni en la conciliació. Serveix per saber què es va endur l’equip, no per quadrar el calaix.
I cada cobrament deixa el seu registre fiscal
El tancament no és només comptar diners: és el moment en què el dia queda tancat també a efectes fiscals. Cada cobrament ha anat generant el seu registre VeriFactu signat i encadenat, o TicketBAI si el local és al País Basc.
Això vol dir que l’històric no es pot tocar després. Anul·lar alguna cosa deixa rastre de qui ho va anul·lar i quan, que és exactament el que exigeix la norma.
Preguntes freqüents
Què passa si tanco a les tres de la matinada?
Res d’especial, que és justament la gràcia. El període va del tancament anterior a aquest, així que el cobrat després de mitjanit entra al torn d’aquella nit i no parteix el dia en dos.
Puc impedir que es tanqui amb un descuadrament gros?
El tancament valida abans de desar i avisa del que no quadra. I si actives la doble aprovació, cal que un segon responsable el signi amb les seves credencials.
Es pot modificar un tancament ja fet?
No. Un tancament és un assentament: queda com està. Si cal corregir alguna cosa, es fa amb un moviment posterior que en deixa constància, no esborrant l’anterior.
Serveix si cobro gairebé tot amb targeta?
Sí, i segueix fent falta. Encara que l’efectiu sigui una part petita, és la que es descuadra, i el tancament et dona a més el desglossament per mètode de cobrament del període.
Puc fer diversos tancaments al dia?
Sí, i en locals amb torn de matí i de nit és el raonable. Cada tancament obre el període del següent, així que els comptes no se solapen mai.
Qui pot tancar la caixa?
Els perfils d’administració i gerència. Si actives la doble aprovació, a més cal que un segon responsable el signi amb les seves pròpies credencials.