Abans de res: què vol dir que desquadri
Desquadrar és que el que hi ha al calaix no coincideix amb el que hi hauria d'haver. I el que hi hauria d'haver és un compte senzill: fons inicial, més els cobraments en efectiu del període, menys les retirades.
Si aquesta resta no dona el que comptes, hi ha una diferència. Un desquadrament de cèntims és soroll normal de l'arrodoniment. Un de desenes d'euros repetit uns quants dies no ho és.
Fons de caixa en obrir 150,00 € + Cobraments en efectiu del torn + 842,30 € − Retirades al banc − 400,00 € ───────────────────────────────────────────── = Esperat al calaix 592,30 € Comptat físicament 589,80 € ───────────────────────────────────────────── Desquadrament − 2,50 €
Les set causes, de la més comuna a la menys
Estan ordenades per freqüència real, no per gravetat. Convé descartar-les en aquest ordre abans de pensar malament de ningú.
- Canvi mal donat. La causa número u, i gairebé sempre en hores punta. Sol donar desquadraments petits i en les dues direccions.
- Retirades sense apuntar. Algú treu diners per pagar el del pa o el del gel i no queda registrat. Dona desquadraments rodons i sempre en negatiu.
- Invitacions i consum de personal. Un cafè convidat que surt de l'estoc però no del calaix. Desquadra l'inventari més que la caixa, però enterboleix l'anàlisi.
- Anul·lacions mal fetes. Un cobrament anul·lat després d'haver ficat els diners, o a l'inrevés.
- Propines barrejades amb la caixa. És la més silenciosa: els diners són on no haurien de ser i desapareixen del quadrament sense que ningú els hagi agafat malament.
- El tall a mitjanit. Si el sistema tanca el dia a les 00.00 i tu tanques a les 02.00, dues hores de cobraments cauen l'endemà i cap quadrament no surt.
- Sostracció. Existeix, però és l'última de la llista. Es distingeix perquè és sistemàtica, sempre en la mateixa direcció i sol coincidir amb els mateixos torns.
La que ningú mira: el tall a mitjanit
És una errada de disseny, no de ningú de l'equip, i per això costa tant de trobar. Un local que tanca de matinada té un torn que creua dos dies naturals, i si el sistema parteix el període a les 00.00, el torn queda tallat per la meitat.
La conseqüència és que el tancament no quadra mai i ningú no sap per què: falten els cobraments de després de mitjanit un dia i en sobren l'altre. La solució no és comptar millor, és que el període vagi de tancament a tancament.
Com trobar el teu en una nit
La tècnica és sempre la mateixa: deixar d'apuntar un número final i començar a registrar cada concepte per separat. Un desquadrament només es localitza si pots aïllar d'on ve.
- Compta el fons també en obrir, no només en tancar. Si ja desquadra a les nou del matí, el problema no és del torn.
- Registra cada entrada i sortida d'efectiu amb el seu concepte, en el moment.
- Anota les propines en efectiu a part i no les fiquis mai al compte del calaix.
- Compta per denominacions. Un desquadrament de 50 € clavats sol ser un bitllet; un de 2,50 € és canvi.
- Desa l'històric. Un desquadrament aïllat és soroll; el mateix signe tres dies seguits és un patró.
Quan deixar de buscar
Un marge de tolerància raonable en un bar amb volum és d'uns pocs euros per torn. Perseguir dos euros costa més en temps de l'encarregat del que val la diferència.
El que sí que convé és fixar un llindar per escrit —per exemple, cinc euros— i que a partir d'aquí el tancament exigeixi una explicació o una segona signatura. No és desconfiança: és que un desquadrament gros sense explicació es repeteix, i un d'explicat no.
Preguntes freqüents
Quant desquadrament és normal?
Uns pocs euros per torn en un local amb volum és soroll d'arrodoniment i canvi. El que importa no és el número aïllat sinó el patró: mateix signe, mateixa magnitud i mateix torn, repetit, és un senyal.
Les propines en efectiu entren al quadrament?
No haurien d'entrar-hi. Van del client al cambrer sense passar pel calaix, així que ficar-les a l'arqueig quadra un número i en falseja un altre. Registra-les a part, com a dada informativa.
Per què el meu tancament no quadra mai si tanco de matinada?
Gairebé sempre perquè el teu sistema parteix el dia a les 00.00 i el teu torn creua aquesta hora. El període ha d'anar d'un tancament al següent, no de mitjanit a mitjanit.
He de fer signar el tancament a dues persones?
En locals amb diversos encarregats o amb desquadraments recurrents, ajuda. No per desconfiança, sinó perquè obliga que la diferència s'expliqui en el moment en comptes de discutir-se tres dies després.
He de comptar la caixa davant d'algú?
En locals amb diversos encarregats ajuda, i no per desconfiança: dues persones comptant redueixen l'error de recompte, que és una causa de desquadrament tan real com qualsevol altra.
Què faig amb un desquadrament que no trobo?
Registrar-lo amb el seu import i una nota del que s'ha comprovat, i seguir. El que no convé és quadrar-lo a mà ficant o traient diners: això esborra l'única pista que tindries si es repeteix.