Kassenabschluss, ohne von Hand zu rechnen
Ordeli rechnet den Kassenabschluss ab dem vorherigen Abschluss und nicht ab Mitternacht — so arbeitet ein Betrieb, der erst früh morgens schließt. Erfasst werden Wechselgeld, Bareinnahmen, Entnahmen und die physische Zählung; die Differenz rechnet das System selbst aus.
Ohne Karte, ohne Bindung.
Von Abschluss zu Abschluss, nicht von Mitternacht zu Mitternacht
Wenn Sie um zwei Uhr nachts schließen, gehört das, was Sie um eins eingenommen haben, zu dieser Nachtschicht und nicht zum nächsten Tag.
Die Differenz zeigt sich von selbst
Wechselgeld plus Einnahmen minus Entnahmen ist der Sollbestand. Was tatsächlich da ist, zählen Sie. Die Differenz ist Sache des Systems.
Zweite Unterschrift, wenn Sie wollen
Sie können verlangen, dass ein zweiter Verantwortlicher den Abschluss mit eigenen Zugangsdaten freigibt. Wer unterschrieben hat und wann, steht im Protokoll.
Nicht die Differenz ist das Problem, sondern nicht zu wissen, woher sie kommt
Jede Kasse geht mal daneben. Weh tut, dreißig Euro Minus abzuschließen, ohne sagen zu können, ob falsch herausgegeben wurde, ob eine Entnahme niemand notiert hat, oder ob es etwas Schlimmeres war.
Deshalb erfasst der Abschluss jeden Posten einzeln, statt nach einer Endzahl zu fragen: das Wechselgeld beim Öffnen, was bar hereinkam, Ein- und Auszahlungen während der Schicht und die physische Zählung am Ende.
Wer es gewohnt ist, einen Z-Bon zu ziehen und die Lade dagegen zu zählen, erkennt hier dieselbe Abstimmung mit den Zwischenschritten auf dem Papier. Der Z-Bon sagt, was die Kasse glaubt; auffindbar wird die Differenz erst, wenn Wechselgeld und Bewegungen ebenfalls protokolliert sind.
Was bei jedem Abschluss festgehalten wird
Genug, um die Nacht zu rekonstruieren, ohne am nächsten Tag jemanden anzurufen.
- Wechselgeldbestand, je Betrieb einstellbar und im Abschluss anpassbar.
- Eine Zählung beim Öffnen, optional, um eine Differenz vor dem Service zu erwischen.
- Bareinnahmen des Zeitraums, aus den tatsächlichen Zahlungen errechnet.
- Ein- und Auszahlungen während der Schicht, jede mit ihrem Grund.
- Physische Zählung nach Stückelung und der abgeführte Betrag.
- Deklarierte Bartrinkgelder, informativ und außerhalb jeder Summe.
- Ein Feld für beschädigte oder verdächtige Scheine.
- Freitextbemerkungen dessen, der abgeschlossen hat.
Bartrinkgeld stimmt mit nichts überein, und das ist richtig so
Ein Bartrinkgeld geht vom Gast zum Kellner, ohne durch die Kasse oder durch das System zu laufen. Es in die Zählung zu nehmen, würde eine Zahl glattziehen und eine andere verfälschen.
Es wird separat als deklarierte Angabe erfasst und geht in keine Summe und in keine Abstimmung ein. Es sagt, was das Team mitgenommen hat, nicht was in der Lade sein müsste.
Und jede Zahlung hinterlässt ihren steuerlichen Datensatz
Der Kassenabschluss ist nicht nur Geldzählen: Es ist auch der Moment, in dem der Tag steuerlich schließt. Jede Zahlung hat unterwegs ihren signierten, verketteten VeriFactu-Datensatz erzeugt, oder TicketBAI, wenn der Betrieb im Baskenland liegt.
Das heißt, die Historie lässt sich nachträglich nicht anfassen. Eine Stornierung hinterlässt die Spur, wer sie vorgenommen hat und wann — genau das, was die Vorgabe verlangt.
Häufige Fragen
Ist das dasselbe wie ein Z-Bon?
Es ist der Kassenabschluss, und er leistet mehr als ein Z-Bon. Der Z-Bon summiert, was die Kasse glaubt eingenommen zu haben; hier werden zusätzlich Wechselgeld, Ein- und Auszahlungen während der Schicht und die physische Zählung erfasst — und genau das lässt Sie finden, woher eine Differenz kommt.
Was passiert, wenn ich um drei Uhr morgens abschließe?
Nichts Besonderes, und genau darum geht es. Der Zeitraum läuft vom vorherigen Abschluss bis zu diesem, was Sie nach Mitternacht eingenommen haben, gehört also zu dieser Nacht und zerteilt den Tag nicht.
Kann ich verhindern, dass ein Abschluss mit großer Differenz durchgeht?
Der Abschluss prüft vor dem Speichern und weist aus, was nicht aufgeht. Und wenn Sie die doppelte Freigabe einschalten, muss ein zweiter Verantwortlicher mit eigenen Zugangsdaten unterschreiben.
Lässt sich ein Abschluss nachträglich bearbeiten?
Nein. Ein Abschluss ist ein Buchungssatz: Er bleibt, wie er ist. Muss etwas korrigiert werden, geschieht das über eine spätere Bewegung, die eine Spur hinterlässt, nicht durch Löschen der vorherigen.
Nützt das etwas, wenn fast alles mit Karte gezahlt wird?
Ja, und Sie brauchen es trotzdem. Auch wenn Bargeld einen kleinen Anteil ausmacht, ist es der Anteil, der abhandenkommt — und der Abschluss gibt Ihnen außerdem die Aufteilung nach Zahlungsart für den Zeitraum.
Kann ich mehrmals am Tag abschließen?
Ja, und in Betrieben mit Mittags- und Abendschicht ist das das Sinnvolle. Jeder Abschluss eröffnet den nächsten Zeitraum, die Zahlen überlappen sich also nie.
Wer darf abschließen?
Profile mit Admin- oder Verantwortlichenrechten. Mit eingeschalteter doppelter Freigabe unterschreibt zusätzlich ein zweiter Verantwortlicher mit eigenen Zugangsdaten.