Clôture de caisse sans faire les comptes à la main
Ordeli clôture depuis la clôture précédente et non depuis minuit, ce qui correspond au fonctionnement réel d’un établissement qui ferme au petit matin. Elle enregistre le fonds, les encaissements en espèces, les prélèvements et le comptage physique, et calcule l’écart elle-même.
Sans carte, sans engagement.
De clôture à clôture, pas de minuit à minuit
Si vous fermez à deux heures du matin, ce que vous avez encaissé à une heure appartient au service de cette nuit, pas au lendemain.
L’écart apparaît tout seul
Fonds plus encaissements moins prélèvements, voilà ce qui devrait être là. Ce qui y est vraiment, vous le comptez. La différence, c’est l’affaire du système.
Une seconde signature si vous le souhaitez
Vous pouvez exiger qu’un second responsable valide la clôture avec ses propres identifiants. Qui a signé et quand reste enregistré.
Le problème n’est pas l’écart, c’est de ne pas savoir d’où il vient
Toute caisse déraille un jour. Ce qui fait mal, c’est de clôturer avec trente euros de moins sans pouvoir dire si c’est une monnaie mal rendue, un prélèvement que personne n’a noté, ou quelque chose de pire.
La clôture enregistre donc chaque poste séparément au lieu de demander un chiffre final : le fonds d’ouverture, ce qui est entré en espèces, les mouvements pendant le service et le comptage physique à la fin.
Qui a l’habitude de sortir un ticket Z et de compter le tiroir en face retrouvera ici le même rapprochement, avec les étapes intermédiaires écrites. Le ticket Z dit ce que la caisse croit ; l’écart ne devient traçable que lorsque le fonds et les mouvements sont enregistrés aussi.
Ce qui est enregistré à chaque clôture
De quoi reconstituer la soirée sans appeler personne le lendemain.
- Fonds de caisse, paramétrable par établissement et ajustable dans la clôture.
- Un comptage d’ouverture, facultatif, pour attraper un écart avant le service.
- Encaissements en espèces de la période, calculés depuis les paiements réels.
- Entrées et sorties d’espèces pendant le service, chacune avec son motif.
- Comptage physique par coupure et montant remis en banque.
- Pourboires en espèces déclarés, informatifs et hors de tout total.
- Un champ pour les billets abîmés ou suspects.
- Remarques libres de celui qui a clôturé.
Le pourboire en espèces ne se rapproche de rien, et c’est correct
Un pourboire en espèces passe du client au serveur sans passer par la caisse ni par le système. L’intégrer au comptage ferait tomber juste un chiffre et en fausserait un autre.
Il est enregistré à part, comme une donnée déclarée, et n’entre dans aucun total ni dans aucun rapprochement. Il dit ce que l’équipe a emporté, pas ce qui devrait être dans le tiroir.
Et chaque encaissement laisse son enregistrement fiscal
La clôture n’est pas que compter de l’argent : c’est aussi le moment où la journée se ferme fiscalement. Chaque paiement a créé au fil du service son enregistrement VeriFactu signé et chaîné, ou TicketBAI si l’établissement est au Pays basque.
L’historique ne peut donc plus être touché après coup. Une annulation laisse la trace de qui l’a faite et quand, ce qui est exactement ce qu’exige la règle.
Questions fréquentes
Est-ce la même chose qu’un ticket Z ?
C’est la clôture de caisse, et elle fait davantage qu’un ticket Z. Le ticket Z totalise ce que la caisse croit avoir encaissé ; ici on enregistre aussi le fonds, les mouvements d’espèces du service et le comptage physique, et c’est cela qui permet de retrouver d’où vient un écart.
Que se passe-t-il si je clôture à trois heures du matin ?
Rien de particulier, et c’est précisément le but. La période va de la clôture précédente à celle-ci : ce que vous avez encaissé après minuit appartient à cette nuit et ne coupe pas la journée en deux.
Puis-je empêcher une clôture avec un écart important ?
La clôture contrôle avant d’enregistrer et signale ce qui ne tombe pas juste. Et si vous activez la double validation, un second responsable doit la signer avec ses propres identifiants.
Une clôture peut-elle être modifiée après coup ?
Non. Une clôture est une écriture : elle reste telle quelle. S’il faut corriger, cela se fait par un mouvement postérieur qui laisse une trace, pas en effaçant le précédent.
Est-ce utile si presque tout est payé par carte ?
Oui, et cela reste nécessaire. Même quand les espèces sont une petite part, c’est la part qui disparaît — et la clôture vous donne aussi la répartition par mode de paiement sur la période.
Puis-je clôturer plusieurs fois par jour ?
Oui, et dans un établissement avec service du midi et du soir, c’est ce qui a du sens. Chaque clôture ouvre la période suivante, les chiffres ne se chevauchent donc jamais.
Qui peut clôturer ?
Les profils administrateur et responsable. Avec la double validation activée, un second responsable signe également avec ses propres identifiants.