Das kennen Sie aus Deutschland, aber die Details sind andere
Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts von 2022 ist auch in Deutschland klar, dass Arbeitgeber die Arbeitszeit erfassen müssen, und das Gesetz, das die Einzelheiten regeln soll, lässt dort weiter auf sich warten. Die Lage ähnelt sich also mehr, als man denkt: In beiden Ländern steht die Pflicht, und in beiden fehlt der Teil, der das Wie im Detail vorschreibt.
Was sich unterscheidet, sind genau die Punkte, die kontrolliert werden. In Spanien gilt die Pflicht seit Mai 2019, sie ist täglich und individuell, und die Aufzeichnungen sind vier Jahre aufzubewahren — auch die von Leuten, die längst nicht mehr bei Ihnen arbeiten.
Was Pflicht ist, und das seit 2019
Seit Mai 2019 muss jedes Unternehmen die tägliche Arbeitszeit jedes Beschäftigten erfassen, mit Beginn und Ende. Das Real Decreto-ley 8/2019 hat das über eine Änderung des Arbeitnehmerstatuts eingeführt, und es gilt für die Gastronomie wie für jede andere Branche.
Die Vorschrift sagt nicht wie. Ein unterschriebenes Heft, eine Tabelle oder eine App erfüllen es gleichermaßen, solange die Aufzeichnung täglich, individuell, wahrheitsgemäß und für die Arbeitsinspektion verfügbar ist.
- Täglich: jeder gearbeitete Tag, keine Wochenübersicht.
- Individuell: je Beschäftigtem, nicht je Schicht oder Betrieb.
- Mit Beginn und Ende des Arbeitstages.
- Vier Jahre aufzubewahren und für die Inspektion zugänglich.
- Auch für die Beschäftigten und ihre Vertretung verfügbar.
Was noch NICHT Pflicht ist, so oft Sie es auch anders lesen
Es gibt eine Verordnung im Verfahren, die die Aufzeichnung digital, interoperabel und für die Inspektion aus der Ferne einsehbar verlangen würde. Darüber wurde breit berichtet, als wäre sie schon in Kraft. Ist sie nicht.
Zum Datum dieses Artikels ist dieses Real Decreto nicht veröffentlicht. Nach der Stellungnahme des Staatsrats im März 2026 ging es zur Überarbeitung zurück und sein Fortgang wurde vertagt. Bei Genehmigung träte es zwanzig Tage nach Veröffentlichung in Kraft, und über eine Anpassungsfrist für kleinere Betriebe wurde diskutiert.
Praktische Folge: Wenn Ihre Papieraufzeichnung die Anforderungen von 2019 erfüllt, sind Sie heute konform. Was sich vermeiden lässt, ist überstürzt etwas zu kaufen wegen eines Datums, das es noch nicht gibt.
Warum es in der Gastronomie schwerer ist als im Büro
Die Zeiterfassung wurde für durchgehende Schichten und feste Arbeitsplätze gedacht. Ein Restaurant funktioniert andersherum: geteilte Dienste, Aushilfen für zwei Stunden, Leute, die innerhalb der Gruppe zwischen Betrieben wechseln, und hohe Fluktuation.
Deshalb sind die üblichen Fehler keine Böswilligkeit, sondern Betrieb: Die Aufzeichnung wird am Wochenende aus dem Gedächtnis ausgefüllt, oder es wird die Planzeit notiert statt der tatsächlichen.
- Die geplante Zeit notieren statt der tatsächlich gearbeiteten.
- Mehrere Tage auf einmal am Ende der Woche ausfüllen.
- Überstunden oder das Überziehen beim Abschluss nicht erfassen.
- Aushilfen und Wochenendkräfte vergessen.
- Die Aufzeichnungen von Ausgeschiedenen nicht aufbewahren.
Die Pause und der geteilte Dienst
Zu erfassen ist die tatsächliche Arbeitszeit. Sieht Ihr Tarifvertrag oder Ihr Arbeitsvertrag unbezahlte Pausen vor, sollte die Aufzeichnung sie trennen lassen: Wer bei einem geteilten Dienst nur Beginn und Ende notiert, bekommt eine aufgeblähte Summe.
Beim geteilten Dienst ist der saubere Weg, die beiden Abschnitte getrennt zu erfassen. Das ist mehr Arbeit und nimmt dem Streit die Grundlage, der auftaucht, wenn jemand Stunden geltend macht.
Worauf zu achten ist, bevor Sie ein System kaufen
Wenn Sie eines einführen, ersparen vier Fragen Ärger. Und wenn Sie schon eines auf Papier haben, das funktioniert, lautet die erste Frage, ob Sie es jetzt wirklich wechseln müssen.
- Bewahrt es vier Jahre auf und lässt es mich exportieren, wenn ich den Anbieter wechsle?
- Kann ein Beschäftigter seine eigene Aufzeichnung einsehen?
- Lässt es Abschnitte innerhalb desselben Tages trennen, für geteilte Dienste?
- Was passiert, wenn jemand das Stempeln vergisst: lässt es sich korrigieren, und hinterlässt die Korrektur eine Spur?
Häufige Fragen
Ist das dasselbe wie die Arbeitszeiterfassung nach dem BAG-Beschluss?
Die Pflicht ist derselben Idee entsprungen, die Ausgestaltung nicht. In Spanien steht sie seit Mai 2019 im Arbeitnehmerstatut, ist täglich und individuell und verlangt vier Jahre Aufbewahrung. Was Sie aus Deutschland an Praxis mitbringen, ist ein guter Anfang, aber die Details, die hier kontrolliert werden, sind diese.
Muss die Aufzeichnung digital sein?
Heute nicht. Pflicht ist seit 2019 die Erfassung der Arbeitszeit; das Medium schreibt die Vorschrift nicht vor. Die Verordnung, die eine digitale Aufzeichnung verlangen würde, ist weiterhin nicht veröffentlicht.
Zählt ein unterschriebener Papierbogen?
Ja, solange er täglich und individuell ist, echte Anfangs- und Endzeiten abbildet, vier Jahre aufbewahrt wird und für Inspektion und Beschäftigte verfügbar ist.
Wie lange müssen die Aufzeichnungen aufbewahrt werden?
Vier Jahre, einschließlich derer von Leuten, die nicht mehr bei Ihnen arbeiten. Es ist eines der häufigsten Versäumnisse in Betrieben mit hoher Fluktuation.
Muss ich Wochenendaushilfen erfassen?
Ja. Die Pflicht gilt je Beschäftigtem und je gearbeitetem Tag, ohne Mindeststundenzahl und ohne Mindestvertragsdauer.
Funktioniert Ordeli als Zeiterfassungssystem?
Es erfasst, was die Vorschrift verlangt: eine individuelle Schicht, mit Beginn und Ende, vom Beschäftigten selbst geöffnet und geschlossen. Zwei Einschränkungen gegenüber der Liste oben: Heute sehen die Historie Verwaltung und Verantwortliche, und der Kassenabschluss schließt offen gebliebene Schichten.