Die Formel, und was fast niemand hineinrechnet
Personalkosten geteilt durch Nettoumsatz, mal hundert. Die Formel ist trivial; was schiefgeht, ist der Zähler, weil er fast immer aus dem Bruttolohn und wenig sonst gebildet wird.
Die echten Kosten eines Menschen liegen deutlich über seiner Abrechnung. Kommt Ihr Prozentsatz verdächtig gut heraus, fehlen mit ziemlicher Sicherheit Posten.
- Bruttolöhne des ganzen Teams, Sie eingeschlossen, wenn Sie sich bezahlen.
- Sozialabgaben zulasten des Unternehmens.
- Urlaub und Sonderzahlungen, anteilig.
- Überstunden, Wochenendaushilfen und Extras.
- Abfindungen, Einarbeitung und Arbeitskleidung.
- Vorbereitungs- und Abschlusszeit, die bezahlt wird und nichts abrechnet.
Die zwei spanischen Besonderheiten, die immer unterschätzt werden
Die erste: hier wird üblicherweise in vierzehn Zahlungen gerechnet, nicht in zwölf. Zu den Monatsgehältern kommen zwei Sonderzahlungen, und wer die Kosten aus dem Monatsbrutto hochrechnet, unterschätzt das Jahr systematisch — unabhängig davon, ob sie anteilig ausgezahlt werden oder nicht.
Die zweite: der Tarifvertrag der Gastronomie ist in Spanien provinziell, nicht landesweit. Die Lohntabellen, die für Ihren Betrieb gelten, hängen von der Provinz ab, in der er liegt, und unterscheiden sich von der Nachbarprovinz. Wer aus Deutschland kommt, sucht nach einem Bundesrahmen und findet keinen: Was gilt, ist das convenio Ihrer Provinz.
Welcher Prozentsatz vernünftig ist
In der spanischen Gastronomie liegt die übliche Referenz zwischen 30 % und 40 % vom Umsatz, und sie schwankt stark mit dem Format: eine Tresenbar mit zwei Leuten liegt darunter, ein Restaurant mit eigenem Gastraum und eigener Küche darüber.
Das sind Branchenreferenzen, keine Regel. Eine Regel ist, dass sie zusammen mit Ihrem Wareneinsatz nicht viel über 65 % oder 70 % hinausgehen sollten. Was übrig bleibt, muss Miete, Nebenkosten, Abschreibung und Ihren Gewinn tragen.
Nettoumsatz 80.000 € 100 %
− Wareneinsatz 24.000 € 30 %
− Personal (alles inbegriffen) 28.000 € 35 %
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Marge nach den beiden großen Posten 28.000 € 35 %
− Miete 8.000 € 10 %
− Nebenkosten, Versicherung, Gestoría 6.400 € 8 %
− Abschreibung und Instandhaltung 4.000 € 5 %
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Ergebnis vor Steuern 9.600 € 12 %
Steigt das Personal auf 42 %, fällt das Ergebnis auf 5 %.
Sieben Punkte Personal fressen mehr als den halben Gewinn.Warum sie steigen, ohne dass es jemand beschließt
Niemand wacht morgens auf und beschließt, die Personalkosten zu erhöhen. Sie steigen von selbst, durch eine Anhäufung kleiner Entscheidungen, die einzeln sinnvoll sind: eine Wochenendaushilfe, die unter der Woche bleibt, eine Überstunde, die sich wiederholt, eine Schlussschicht, die „sicherheitshalber“ eine halbe Stunde früher beginnt.
Und man merkt es spät, weil die Ausgabe mit der Abrechnung des Folgemonats kommt, wenn am Geschehenen nichts mehr zu ändern ist.
Was zu tun ist, wenn sie hoch sind, ohne jemanden zu entlassen
Fast immer ist das Problem nicht, wie viele Leute Sie haben, sondern wann Sie sie haben. Ein richtig dimensioniertes, aber schlecht verteiltes Team kostet so viel wie ein zu großes.
Bevor Sie den Dienstplan anfassen, schauen Sie auf die Stunden: Personalkosten je Zeitfenster gegen den Umsatz desselben Zeitfensters zu stellen, zeigt meist zwei Stunden am Tag, in denen drei Leute vier Tische bedienen.
- Personal und Umsatz je Zeitfenster kreuzen, nicht je Tag.
- Auf Vorbereitungs- und Abschlusszeit schauen: reine Kosten ohne Einnahmen.
- Den Kellnern erst die Aufgaben nehmen, die keinen Umsatz erzeugen — Tisch für Tisch kassieren gehen, die Bestellung zweimal aufschreiben —, bevor Sie Kellner streichen.
- Die Spitzen prüfen: Eine Samstagsaushilfe, die still dauerhaft wurde, kostet Sie den ganzen Monat.
Wie man sie misst, ohne ein neues System zu bauen
Sie brauchen keine Personalsoftware, um anzufangen. Mit Schichtstunden und Umsatz je Zeitfenster haben Sie das Wesentliche, und beides haben Sie, wenn Sie die Arbeitszeit erfassen und ordentlich abschließen.
Wichtig ist, jeden Monat auf derselben Grundlage zu messen. Ein einzelner Prozentsatz sagt nichts; die Reihe über sechs Monate sagt fast alles.
Häufige Fragen
Warum kommt meine Schätzung aus Deutschland zu niedrig heraus?
Meist wegen zweier Dinge, die es dort so nicht gibt: Hier wird üblicherweise in vierzehn Zahlungen gerechnet statt in zwölf, und der Tarifvertrag der Gastronomie ist provinziell, sodass die Lohntabelle Ihrer Provinz gilt und nicht ein landesweiter Rahmen. Beides fehlt in der Rechnung, die vom Monatsbrutto ausgeht.
Rechne ich mich selbst hinein?
Ja, wenn Sie im Betrieb mitarbeiten. Lassen Sie sich weg, ist Ihr Ergebnis geschönt und Sie vergleichen Ihren Betrieb mit anderen, die jemanden dafür bezahlen.
Auf Netto- oder Bruttoumsatz?
Netto, genauso wie beim Wareneinsatz und beim Durchschnittsbon. Auf den Bruttoumsatz gerechnet sinkt der Prozentsatz künstlich und Sie glauben, besser dazustehen, als Sie stehen.
Zählen Trinkgelder als Personalkosten?
Die, die direkt vom Gast zum Kellner gehen, nicht: Sie verlassen nie Ihr Konto. Wenn Sie sie selbst einnehmen und verteilen, sind sie Teil dessen, was Sie zahlen.
Besser als Prozentsatz oder in Euro anschauen?
Beides. Der Prozentsatz sagt, ob er im Verhältnis zum Umsatz gesund ist; die Euro sagen, ob Sie ihn diesen Monat zahlen können. In einem schwachen Monat springt der Prozentsatz, ohne dass Sie jemanden eingestellt haben.
Zählen Aushilfen und Extras?
Ja, und sie verzerren am meisten, wenn man sie vergisst. Eine Wochenendaushilfe, die dauerhaft wurde, kostet den ganzen Monat und taucht in der Basisabrechnung nicht auf.