真夜中区切りではなく、締めから締めまで
深夜2時に閉める店なら、1時の売上はその夜の分であって、翌日の分ではありません。
差額がひとりでに出る
準備金に売上を足して出金を引けば、あるべき金額です。実際にある金額は数えます。その差はシステムの仕事です。
必要なら二人目の承認
締めるときに、もう一人の責任者が自分の資格情報で承認する運用にできます。誰がいつ承認したかが記録に残ります。
問題は差額ではなく、どこから来たか分からないこと
どのレジもいつかは合わなくなります。つらいのは、30ユーロ足りない状態で締めながら、釣銭の渡し間違いなのか、誰も書かなかった出金なのか、もっと悪い何かなのかを判別できないことです。
だから締めでは、最後の1つの数字を聞くのではなく、要素ごとに別々に記録します。開けたときの準備金、現金で入った額、営業中の入出金、そして最後に数えた実際の金額です。
Zレポートを出してから引き出しを数えて突き合わせるやり方に慣れているなら、これは同じ突き合わせを、途中の段階まで書き残した形です。Zレポートはレジが「そう思っている」額を教えますが、差額の出どころは準備金と入出金も記録されて初めて追えるようになります。
締めるたびに何が記録されるか
翌日に誰かへ電話しなくても、その夜を再現できるだけの情報です。
- 釣銭準備金。店舗ごとに設定でき、締めの中でも調整できます。
- 任意の開店時実査。営業前に差額をつかまえられます。
- 期間中の現金売上。実際の支払いから計算します。
- 営業中の入出金。それぞれ理由つきで。
- 金種別の実査と、預け入れる金額。
- 申告した現金チップ。参考値で、どの合計にも入りません。
- 傷んだ紙幣や疑わしい紙幣のメモを、専用の欄に。
- 締めた本人による自由記入の所見。
現金チップはどこにも合算しない。それが正しい
現金のチップはレジもシステムも通らずに、お客様からスタッフへ直接渡ります。実査に入れてしまうと、片方の数字は合っても、もう片方が嘘になります。
別枠で、申告値として記録し、どの合計にも突き合わせにも入りません。引き出しにあるべき額ではなく、スタッフが持ち帰った額を示します。
そして支払いごとに税務記録が残る
レジ締めはお金を数えるだけの作業ではありません。税務上もその日を閉じる瞬間です。支払いはそのつどVeriFactuの署名済み連鎖記録を作ってきています。バスク地方の店ならTicketBAIです。
つまり履歴はあとから触れません。取り消せば、誰がいつ取り消したかの痕跡が残ります。それこそが法令の求めるところです。
よくあるご質問
これはZレポートと同じものですか？
レジ締めそのもので、Zレポートより多くを行います。Zレポートはレジが把握している売上を集計するだけですが、こちらは準備金、営業中の入出金、実際の実査も記録します。そこまであるから差額の出どころを追えます。
深夜3時に締めたらどうなりますか？
特別なことは起きません。そこが要点です。期間は前回の締めから今回の締めまでなので、0時を過ぎた売上もその夜の分に入り、1日が2つに割れません。
差額が大きいときに締めを止められますか？
保存の前に検証が走り、合わない点を知らせます。二人承認を有効にしていれば、もう一人の責任者が自分の資格情報で承認しないと締められません。
締めたあとで修正できますか？
できません。締めは帳簿の記入と同じで、そのまま残ります。直す必要があれば、前の記録を消すのではなく、痕跡の残る後続の記録で調整します。
ほとんどカード決済でも役に立ちますか？
役に立ちますし、それでも必要です。現金の比率が小さくても、合わなくなるのはその現金のほうです。締めでは期間中の支払い方法別の内訳も出ます。
1日に何回も締められますか？
できます。ランチと夜で営業が分かれる店なら、そのほうが理にかなっています。締めるたびに次の期間が始まるので、数字が重なりません。
誰がレジを締められますか？
管理者と店長の権限です。二人承認を有効にしていれば、もう一人の責任者も自分の資格情報で署名する必要があります。