まず、「合わない」とは何を指すのか
合わないとは、引き出しに入っている額が、入っているはずの額と一致しないことです。入っているはずの額は単純な計算です。開始時の釣り銭準備金に、その期間の現金売上を足し、出金を引いたものです。
この引き算が数えた額と合わなければ、ずれがあります。数セントは丸めのノイズでふつうです。数日にわたって10ユーロなら、そうではありません。
開始時の釣り銭準備金 150,00 € ＋ そのシフトの現金売上 ＋ 842,30 € － 引き上げた現金 － 400,00 € ──────────────────────────────────────── ＝ 引き出しにあるはずの額 592,30 € 実際に数えた額 589,80 € ──────────────────────────────────────── ずれ（不足） −2,50 €
7つの原因、多い順に
重さの順ではなく、実際に起きる頻度の順です。誰かを疑う前に、この順で消していく価値があります。
- 釣り銭の渡し間違い。原因の1位で、ほぼ必ず混み合った時間です。小さなずれが両方向に出ます。
- 記録されない出金。パンの配達や氷の支払いで誰かが現金を出し、何も書かない。切りのいい金額で、必ず不足になります。
- サービスの一杯とまかない。ただで出したコーヒーは在庫からは出るのに、引き出しからは出ません。
- 取り消しの操作ミス。現金を受け取ったあとに支払いを取り消す、あるいはその逆。
- 引き出しの中のチップ。いちばん静かな原因です。誰も不正をしていないのに、置き場所が違うお金が計算から消えます。
- 日付が変わる瞬間の締め。システムが0時で1日を切り、店が2時に閉めるなら、2時間分の売上が翌日に落ちます。
- 盗難。あります。ただし最後です。見分け方は、繰り返し起き、常に同じ方向で、たいてい同じシフトに重なることです。
日本の店より重く効くもの：0時の締め
これは人ではなく設計の問題で、だからこそ見つけるのに時間がかかります。深夜に閉める店のシフトは暦の2日にまたがるので、システムが期間を0時で切ると、シフトが真ん中で断ち切られます。
日本でも深夜まで営業する店なら見覚えのある問題のはずです。違うのは頻度です。スペインでは22時に夕食を始めて2時に閉めるので、日付をまたぐシフトが例外ではなく標準になります。夜の営業のある店なら、ほぼ毎晩これが起きます。
解決は、もっと丁寧に数えることではありません。期間を締めから締めまでで動かすことです。
自分の店のずれを一晩で見つける方法
やり方はいつも同じです。最終の数字だけを書き残すのをやめ、項目ごとに記録し始めることです。ずれは、どこから来たかを切り分けられて初めて特定できます。
- 釣り銭準備金は閉店時だけでなく、開店時にも数える。
- 現金の動きはすべて、その理由とともに、起きたその瞬間に記録する。
- 現金のチップは別に書き、引き出しの合計には絶対に入れない。
- 金種ごとに数える。ちょうど50ユーロのずれはたいてい紙幣1枚、2,50ユーロのずれは小銭です。
- 履歴を残す。1回のずれはノイズですが、3日続けて同じ符号なら傾向です。
探すのをやめるべきとき
満席のバルなら、1シフトあたり数ユーロが妥当な許容範囲です。2ユーロを追いかけると、責任者の時間のほうがずれより高くつきます。
価値があるのは、たとえば5ユーロという基準を文書で決めて、それを超えたら締めに説明か2人目の署名を求めることです。これは不信ではありません。説明のつかない大きなずれは繰り返し、説明のついたずれは繰り返さないからです。
よくあるご質問
どのくらいのずれならふつうですか？
忙しい店なら1シフトあたり数ユーロは、丸めと釣り銭のノイズです。大事なのは1回の数字ではなく傾向です。同じ符号、同じ大きさ、同じシフトで繰り返すなら、それは合図です。
現金のチップは計算に入れますか？
入れるべきではありません。お客様から店員へ、引き出しを通らずに渡るものです。数えるとひとつの数字は綺麗になり、別の数字が狂います。情報として別に記録してください。
深夜に閉めると締めが合わないのはなぜですか？
ほぼ必ず、システムが0時で1日を切っていて、シフトがそれをまたいでいるからです。スペインではそれが例外ではなく標準です。期間は0時から0時ではなく、締めから次の締めまでで動かす必要があります。
締めは2人で署名すべきですか？
責任者が複数いる店や、ずれが繰り返している店では効きます。不信からではなく、3日後に言い争うのではなく、その場でずれを説明することを促すからです。
引き出しは誰かの前で数えるべきですか？
責任者が複数いる店では効きますし、これも不信からではありません。2人で数えると数え間違いが減ります。数え間違いは、ほかと同じくらい実在する原因です。
見つからないずれはどうしますか？
金額と、何を確認したかのメモを添えて記録し、先に進みます。やってはいけないのは、手で帳尻を合わせることです。次に起きたときの唯一の手がかりを消してしまいます。